Schreibtischordnung oder warum Sie eine Abstellkammer brauchen
Jene genialen Leser, die immer die Ordnung auf Ihrem Schreibtisch vorfinden, die sie selbst für richtig halten, benötigen die Information aus dem folgenden Text nicht unbedingt, Sie bitte ich um einen Kommentar zum Thema Schreibtischordnung. Alle anderen folgen mir bitte unauffällig in die Abgründe diffuser und diverser Ablageflächen auf denen sich die Papierberge nur noch chronologisch sinnvoll erforschen lassen. VERFLIXT ist an dieser Stelle die passenden Wortwahl: Von verschiedenen Utopien papierloser Büros angezogen, kämpft sich die „Denker-, Entscheider- und Verwalterwelt“ unseres Planeten täglich durch den Dschungel unklarer Zuordnungen und nicht vergebener Kategorien. So genannte Ordnungssysteme verheißen Papiererleichterung, nicht selten machen Sie alles nur noch unübersichtlicher. Schreibtischordnung oder warum Sie ab heute eine Abstellkammer auf Ihrem Schreibtisch brauchen.
Woran liegt es, dass bei vielen manchen Geschäftsführern, Unternehmern und Entscheidern Schreibtische eher eine große Zwischenablage sind, die für Hobbyarchäologen schon die Qualität einer mittelschweren Grabung hätten? Was macht es uns so schwer, den Überblick über unser Papier im Büro zu behalten?
Kleine Schreibtischdenkaufgabe
- Frage: Wieso ist es in der Buchhaltung so wesentlich leichter Ordnung zu halten, als auf dem Schreibtisch einen Geschäftsführers zum Beispiel?
- Bitte jetzt erst mal nachdenken! ….
- Antwort: Weil es so gut wie keine Belege, Unterlagen und Papiere gibt, die nicht irgendwie und leicht zuordenbar wären!
Völlig anderes schaut es zum Beispiel im zentralen Sekretariat des Unternehmens oder auf dem Schreibtisch des Geschäftsführers aus. Warum? Weil hier unter Umständen einfach alles ankommt, bearbeitet oder (noch viel schlimmer) entschieden werden muss!
Was gibt es bei der Schreibtischordnung schon zu entscheiden?
Am Fall einer Eingangsrechnung ist das leicht nachzuvollziehen. Neben der Tatsache, dass ihre Richtigkeit zu prüfen ist, läuft der Rest bis zur Ablage als Standardprozess ab. Naja zumindest sollte es so sein! Ganz anders ist es mit Unterlagen, Papieren oder E-Mails, die keine so klare Zuordnung möglich machen oder möglicherweise eine Entscheidung erfordern. Was meine ich mit „Entscheidung“?
Die wichtigste aller wichtigen Entscheidungen im Zusammenhang mit der Schreibtischordnung ist die Antwort auf die Frage: Kann das WEG? Damit ist entweder die Delegation, die Ablage P oder das Archiv gemeint.
Viele Vorgänge und Unterlagen, auch E-Mails, lassen sich recht schnell entsprechend dieser Frage zuordnen. Doch es gibt Ausnahmen! Diese Ausnahmen finden Sie meistens auf dem ganzen Schreibtisch oder adäquat dem Desktop verteilt.
Aus irgendwelchen Gründen treffen wir hier die notwendige Entscheidung nicht, sondern machen eine Art virtuelle Kategorie auf. Der Name dieser Kategorie ist nicht selten so unkonkret:
- (noch) interessant oder
- kann ich mal noch gebrauchen oder
- will ich noch drüber nachdenken.
Bei der Masse von Informationen, die wir täglich verarbeiten (müssen?) kommt im Lauf der Woche oder des Monats eine Menge solcher nicht kategorisierter Informationen zusammen. So schaut es dann auch auf unseren Schreibtischen aus. Ich höre dann immer, jaaa, ich müsste mal wieder Ordnung auf meinem Schreibtisch machen. Danach wird radikal vorgegangen, so gehen vielleicht tolle Ideen oder Kontakte verloren oder wir ersticken im Papier.
Die Lösung ist in der Abstellkammer zu sehen!
Doch wer hat schon eine tolle Abstellkammer gleich neben seinem Schreibtisch? Aber die Funktion der Abstellkammer, die kann ich mir auf meinen Schreibtisch holen!
Führen Sie ab sofort den so genannten „SCHREIBTISCHORDNER“ ein. Der Schreibtischordner ist ein A4-Ringordner, in dem Sie chronologisch alles einheften, was in einem Zeitraum x keine konkrete Zuordnung oder Kategorie bekommen hat. Legen Sie Heftstreifen dazwischen. Ist der Ordner voll, beschriften Sie den Zeitraum. Legen Sie fest, wie lange er im Handarchiv verbleiben soll, bis er entsorgt wird, wenn Sie nicht wieder reingeschaut haben.
So bekommen Sie sehr viel mehr Ordnung auf dem Schreibtisch und können sicher sein, dass (vielleicht noch) nützliche Informationen zugänglich bleiben.
Erfahren Sie mehr zum Thema Schreibtischordnung:
Hier schreibt der Unternehmensberater, Coach und Organisationsentwickler, mit viel Lust auf Marketing und Vertrieb. Ich bin auch Vortragsredner, Workshopleiter, Supervisor, Unternehmer seit 1991, Leipzig-, Eilenburg- und Berlin-Versteher sowie deutschsprachig weit unterwegs, von Herzen Nordsachse, Optimist in den meisten Fällen, Blogger, Fotograf, Trainer, auch Ausbilder für Autogenes Training – kurz: vielleicht auch dein Entwicklungsspezialist?
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