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Leitfaden – Arbeitssystem Büro

Der Leitfaden „Arbeitssystem Büro“ enthält praktische Hilfen für das systematische Planen und Einrichten von Büros. Er wird kostenfrei zum Herunterladen auf den Seiten der VBG angeboten.

Mit diesen Informationen wird Verantwortlichen, insbesondere von kleinen und mittleren Unternehmen sowie Planern und Organisatoren, ein Hilfsmittel an die Hand gegeben, um Büro- und Bildschirmarbeitsplätze ganzheitlich und systematisch gestalten zu können. VBG

  • Leitfaden – Arbeitssystem Büro

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Hier schreibt der Unternehmensberater, Coach und Organisationsentwickler, mit viel Lust auf Marketing und Vertrieb. Ich bin auch Vortragsredner, Workshopleiter, Supervisor, Unternehmer seit 1991, Leipzig-, Eilenburg- und Berlin-Versteher sowie deutschsprachig weit unterwegs, von Herzen Nordsachse, Optimist in den meisten Fällen, Blogger, Fotograf, Trainer, auch Ausbilder für Autogenes Training – kurz: vielleicht auch dein Entwicklungsspezialist?
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4 Kommentare zu “Leitfaden – Arbeitssystem Büro”
  1. Alexander Greisle schreibt

    Ein schönes Dokument, das ich – neben anderen der vbg – gerne verwende. Denn es beschreibt recht anschaulich, was alles bei der Einrichtung eines Arbeitsplatzes beachtet werden muß. Sehr wichtig für Ergonomie und Effizienz.

    Jetzt das „aber“ ;-). Schade ist, dass es dabei einen recht traditionellen Ansatz verfolgt und gerade aktuelle Aspekten der Bürogestaltung unter den Tisch fallen lässt, u.a.:

    • Wie fördert eine Bürostruktur die Kommunikation?
    • Wie die Kreativität und Offenheit?
    • Wie ist es mit Farbwirkungen, Fördern von spontaner (hauptsächlich jobbezogener) Zusammenarbeit?
    • Von flexibleren Lösungen für flexible Teams?
    • Wie siehts mit der schnellen Adaptionsfähigkeit auf allfällige organisatorische Anpassungen aus?

    Eine Menge Dinge, die aus dem Büro mehr machen als nur einen Platz zum Arbeiten.

    Das kommt ganz gut in den Skizzen raus. Alles irgendwie aneinander gestellt, typisch CAD-Approach, wenig Spirit.

    Trotzdem ein gutes und wichtiges Dokument. Weil es die Augen für all die „handwerklichen“ Dinge öffnet, die allzu häufig nicht oder nicht vernünftig umgesetzt werden.

  2. Sven Lehmann schreibt

    Hallo Alexander!

    Ich denke, das grundsätzliche Konzept „Kaffee-Ecke bei HP“ ist schon vielen bekannt, zumindest setzten sich Organisationsberater recht häufig damit auseinander. Bei vielen wird allerdings Arbeitsplatz-Gestaltung eben nur nach althergebrachten und notwendigen Aspekten betrachtet. Ich selbst habe einen Kunden, bei dem es zu heftigen „Auseinandersetzungen“ kam, als der Chef des Hauses für einen bestimmten Flur eine (auch für mein Empfinden) grauenvolle Farbgebung und Gestaltung vorsah. Es hat viel Kraft gekostet, die Wogen zu glätten!

    Gibt es bzgl. Deiner Anmerkungen Erfahrungswerte von Dir?

  3. Alexander Greisle schreibt

    Hallo Sven,

    ja, gibt es. Die „Kaffee-Ecke“ ist natürlich bekannt. Und oft grauslig und konzeptlos umgesetzt.

    Ich gebe mal ein Beispiel aus einem Projekt bei einem mittelgrossen Unternehmen, wissensintensive und sehr reaktive Tätigkeiten:

    Problem: Dinge werden „über den Zaun“ geworfen, Schnittstellenprobleme, die typischen Reibungsverluste, häufige Nachfrage, verzögerte Lösungen. Trotz höchst motivierter Mitarbeiter und einer eigentlich guten Grundstimmung. Bisher arbeiten die Menschen in Einzel- und Doppelbüros/-zellen, vereinzelt in recht tiefen (und düsteren) Teambereichen. Und quer im Gebäude verteilt, da häufiger organisatorische Anpassungen.

    Nun steht ein Umzug an. Jetzt könnte man halt wieder Büros planen, wie gehabt. Aber: hilft das?

    Zunächst wurden die Einzel- und Doppelzellen aufgelöst, die Teambereiche so geplant, dass die Arbeit im Hellen stattfindet. Das ganze in einem recht organischen Grundriss, mit aufgelockerter Gestaltung.

    Belegung entsprechend den Prozessen, an den Schnittstellen wurden Treffpunkte mit Wohlfühlqualität und vollwertiger Arbeitsausstattung eingerichtet. Für das schnelle gemeinsame Problemlösen anstelle des über den Zaun werfens. Dort oder in der Nähe gibts den Kaffee – nicht irgend ein „Eck“, sondern integrierter Bestandteil.

    Arbeitsplätze sind standardisiert, so dass bei organisatorischen Änderungen – je nach Umfang der Papierakten – innerhalb weniger Minuten reagiert werden kann und der Mensch sofort beim richtigen Team und an der richtigen Stelle in der Prozesskette sitzt. Durchaus auch mal zwischenrein, z.B. bei gemeinsamen Projekten.

    Weg vom Beispiel: Die Chefs sind auch so eine Sache. Die Führungskultur ist bei solchen Projekten ein erfolgskritisches Thema. Erstens: Wenn die Chefs das Zusammenstehen von Mitarbeitern als „die arbeiten schon wieder nichts“ auffassen und entsprechend reagieren, dann wirds nichts. Zweitens: Häufig verlangt man von den Mitarbeitern eine Umstellung der Gewohnheiten. Nur die Chefs machen nicht mit (die Ausreden wiederholen sich und es gibt für jede einzelne mehrere Lösungen). Warum sollten die Mitarbeiter? Drittens gestalten die Mitarbeiter, nicht die Chefs. Als Bestandteil des Change-Prozesses und weil sie sich nachher wohl fühlen müssen. Der Chef soll gerne gleichberechtigt mitreden.

    Ergo: Man kann Bürogestaltung so auffassen, wie es aus dem vbg-Dokument hervorgeht. Dann hat man vordergründig nicht viel Ärger.

    Man kann Bürogestaltung aber auch als ein Werkzeug für die Organisationsentwicklung verstehen und gezielt organisatorische oder Prozeßschwachstellen damit angehen. Dann nutzt man die Chancen. Das finde ich spannender 😉

    Drum hab ich jetzt auch wieder einen Roman anstelle eines Kommentars geschrieben 😉

  4. Sven Lehmann schreibt

    Ein überaus wichtiger Hinweis, die Bürogestaltung als Werkzeug für die Organisations-Entwicklung zu verstehen. An den Orten des Geschehens wird ja schließlich auch der kulturelle Rahmen gelegt, in dem sich die Organisation entfalten soll. Auf der anderen Seite höre ich schon wieder die Meinung, dass für solche exotische Betrachtungen keine Zeit und kaum Geld da ist, dabei könnte man schon hier viele Reibungsverluste in der Organisation weg nehmen.

    Das Kommentar ist fundiert und hat deswegen genau die richtige Länge! Schon ok so! 🙂

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