Die Priorität einer Aufgabe – drei Faktoren bestimmen meinen Erfolg

Die Priorität einer Aufgabe wird von drei wesentlichen Dimensionen oder Faktoren bestimmt. Am bekanntesten ist die so genannte Wichtigkeit einer Aufgabe. Sie bestimmt, welchen Effekt wir im Zusammenhang mit einer Zielerreichung prognostizieren. Wird durch die Erledigung einer Aufgabe ein hoher Effekt für die entsprechende Zielerreichung gesehen, vergeben wir automatisch eine hohe Priorität. Doch was sind die beiden weiteren Faktoren? Zum einen die Dringlichkeit, diese Dimension ist zeit- oder terminbezogen. Leider wird im organisatorischen Alltag Wichtigkeit und Dringlichkeit entweder gleich verwendet oder aber die Dringlichkeit als höher bewertet. Ein Faktor der im Alltag von Aufgabenplanung meist nicht beachtet wird ist die Motivation für diese Aufgabe.

Wie hängen nun diese drei Faktoren oder Dimensionen zusammen und wie lassen sich diese genauer bestimmen? Die Wichtigkeit einer Aufgabe ist sozusagen die stabilste Komponente. Sie ergibt sich aus der Ableitung des erwarteten Effektes für ein bestimmtes Ziel. Die Wichtigkeit hat den größten Bezug zur Unternehmensstrategie oder den Bedürfnissen eines Menschen und ist entsprechend mit Sinn „gefüllt“. Die Wichtigkeit einer Aufgabe, ist die planerische Antwort auf die Frage: Warum sollte ich diese Aufgabe machen?

Die Motivation etwas zu tun ist unter anderem dadurch bestimmt, wie gern ich etwas tue und auch wie gut ich etwas mache. In dem Fall ist die Motivation hin zu der Aufgabe gemeint. Das ist nicht zu verwechseln mit dem Druck der sich aufbaut, wenn die Dringlichkeit steigt, hier ist die Motivationsrichtung weg vom Druck.
Erst an dritter Stelle (das gilt nicht für kritische Situationen!) kommt nun die Dringlichkeit ins Spiel. Die Dringlichkeit ist letztlich der Zeitbezug.

Wichtiger Führungs- und Organisationsgrundsatz

So wie es für die finanzielle Seite zur Führung eines Unternehmens „Sprüche“ gibt, die goldwert sind, denken Sie bitte nur an den grundlegenden Satz: Liquidität vor Rentabilität vor Umsatz, gibt es mindestens einen weiteren Grundsatz, den es im Arbeitsalltag zu beherzigen gilt:

Wichtigkeit vor Motivation vor Dringlichkeit Sven Lehmann

nur in Krisensituationen wechselt selbstverständlich die Dringlichkeit mit der Motivation die Position!

Das Aufschieben von wichtigen Aufgaben kommt daher, dass wir keine dauerhafte Motivation dafür haben. Ich glaube kaum, dass Sie sich schon mal für ein Hobby oder eine andere geliebte Aufgabe motivieren mussten, hier kommt die Energie eine Aufgabe zu erledigen vom Selbst. Die drei wesentlichen Faktoren die die Priorität einer Aufgabe bestimmen sind also gleichzeitig auch Dimensionen meines persönlichen Erfolges.